Centraliser et structurer les données de temps de travail
Un logiciel de gestion des temps regroupe l’ensemble des informations liées au temps de travail sur une seule plateforme sécurisée. Fini les tableurs dispersés, les documents papier et les outils multiples : chaque pointage enregistré sur une pointeuse horaire, chaque demande d’absence et chaque correction arrive au même endroit, de manière structurée.
Les informations sont classées automatiquement par collaborateur, service, période ou type d’activité. Vous disposez ainsi d’un historique complet et consultable en quelques secondes, ce qui facilite le suivi du temps de travail au quotidien comme la réponse à un contrôle ou à une contestation.
Combien de temps conserver les données de temps de travail ?
Conserver ses données, oui, mais pas indéfiniment. Les données de temps de travail sont des données personnelles : leur durée de conservation est encadrée par le RGPD, et la CNIL a fixé des repères clairs dans sa fiche consacrée à l’accès aux locaux et au contrôle des horaires :
- les données de suivi du temps de travail, y compris les motifs d’absence, peuvent être conservées 5 ans maximum ;
- les données de contrôle d’accès aux locaux (passages de badges aux portes) doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement.
Une durée plus courte reste possible : de nombreuses entreprises alignent la conservation des données de pointage sur le délai de prescription de trois ans applicable aux rappels de salaire. L’essentiel est de définir ces durées, de les inscrire dans votre registre des traitements et de les appliquer. Un logiciel de gestion des temps bien paramétré vous y aide, en distinguant les données de temps de travail des données d’accès.
Une capacité de stockage évolutive et sécurisée
Les besoins en stockage évoluent avec la croissance de l’entreprise. Un logiciel de gestion des temps en mode SaaS repose sur une infrastructure hébergée, capable d’absorber un volume croissant de données sans perte de performance, que vous ayez 20 ou 2 000 salariés.
Les données RH étant sensibles, leur sécurité est tout aussi importante que leur volume. Les solutions professionnelles intègrent notamment :
- des sauvegardes automatiques, pour ne jamais perdre l’historique ;
- le chiffrement des données, pour les protéger contre toute intrusion ;
- des droits d’accès par profil : chaque manager ne voit que les données de son équipe ;
- la traçabilité des actions : qui a consulté ou modifié quoi, et quand, comme le recommande la CNIL.
Exploiter les données pour piloter la performance
Stocker des données n’a d’intérêt que si on les exploite. Grâce aux tableaux de bord RH et aux outils d’analyse intégrés, les responsables transforment les données de temps de travail en indicateurs clés de performance.
Suivi des heures supplémentaires, analyse du taux d’absentéisme, répartition de la charge de travail entre les équipes : ces informations deviennent accessibles en quelques clics. Associées à un outil de gestion des plannings, elles permettent d’anticiper les besoins en personnel plutôt que de les subir. Le logiciel devient alors un véritable outil d’aide à la décision.
Un exemple concret en entreprise
Prenons l’exemple d’une PME de 80 collaborateurs répartis sur plusieurs sites. Avant la mise en place d’un logiciel de gestion des temps, les responsables RH suivaient les horaires et les absences dans différents fichiers Excel. Les erreurs de saisie étaient fréquentes, et retrouver une information ancienne pouvait prendre plusieurs heures.
Après le déploiement de la solution ZEUS®, toutes les données ont été centralisées sur une plateforme unique. Les historiques sont accessibles instantanément, les rapports mensuels sont générés automatiquement, et la direction dispose d’indicateurs fiables pour anticiper les recrutements ou les réorganisations. Résultat : un gain de temps significatif pour le service RH et des données enfin fiables. Découvrez d’autres retours d’expérience sur notre page témoignages clients.
